טיפים לעבודה מול ספקים
ברוב העסקים והמקצועות נדרשת לעיתים עבודה מול ספקים.
ספק טוב הוא המושיע הכי גדול שלנו ואילו ספק גרוע הוא סוג של אויב אשר גורם להמון כאבי ראש....
חשוב לזכור שאבן הבסיס לכל התנהלות בין אם עסקית ובין אם חברתית היא תקשורת. אבל הרבה לפי שבחרת את הספק הנכון והגעת איתו למצב של תקשורת כלשהיא חשוב שיהיה בידך הידע של איך לבחור את הספק.
ההבדל הקטן בין פראייר לבין אדם שעשה עסקה טובה נקרא ידע. ידע זה כוח ובמיוחד בעולם הביזנס. כדי להשיג עסקה במחיר טוב יש לערוך מחקר על המחירים בשוק.
ולא, הכוונה היא לא לערוך מחקר של שנה וחצי לפני שלוקחים מעצב גרפי, שיטה מדעית אומרת ששלושה הצעות מחיר משלושה ספקים שונים ייתנו בהחלט אינדיקציה לגבי המחירים בשוק ודרכי ההתנהלות בו. עליך להגדיר בפני עצמך קודם מה אתה רוצה וצריך בדיוק ומהו ההיצע הקיים, לבדוק מי נחשב למקצועי מאוד ולהחליט לפני הכל מהו התקציב שאתה מייעד לפרויקט.
יהיה זה לא חכם לקחת הצעות מספקים יקרים כאשר בידך תקציב בינוני כי דבר ראשון זה לא ילך ודבר שני תבזבז המון זמן ואנרגיה בכיוון הלא נכון.
עבודה עם ספק טוב ומקצועי מאפשרת ראש שקט וביטחון שהמוצר יגיע בזמן ויהיה טוב ואיכותי. בשביל השקט הזה מומלץ ואף חובה להכין שיעורי בית כי המהירות, ידוע שאינה מובילה לשום מקום..
מצאת את הספק המיוחל? מזל טוב!
ישנו פרמטר נוסף אשר הכרחי להתייחס אליו בכובד ראש וברצינות והוא נקרא הסכם ספק. אל תתפתה לצאת לדרך רגע לפני שחתמת על הסכם ספק גם אם הספק הוא חברך הטוב ביותר. הכל צריך להיות ברור מאוד ומוגדר מראש כי משפט חכם אני מכירה שאומר "מה שלא כתוב לא קיים" ובמיוחד בעסקים. אנחנו כבר מזמן לא בעידן של סגירת עסקאות בלחיצת יד וככל שהכל סגור מראש כך יש פחות דאגות כי מניסיוני ברגע שתצוץ בעיה קטנה רק החוק והדברים הכתובים הם אלו שיעזרו, ללחיצת היד כבר לא יהיה כל ערך.....
בהסכם הכתוב יש לפרט בדיוק מה יקבל הספק ומה הוא אמור לתת בתמורה ולא להשאיר דבר ליד הדמיון. ציפיות אשר אינן מתואמות מראש מביאות לאכזבה ובעיות לא נעימות.
בעולם העסקים הדינאמי, הלוחץ שבו גם 24 שעות לא מספיקות כדי להספיק את כל מה שרוצים חובה להגדיר מול ספק לוחות זמנים. הרבה פעמים עסקים הופכים להיות תוצאה של ספקים ועסקאות יכולות להתעכב הרבה זמן בגלל שלא קיבלת את הסחורה המבוקשת בזמן.
חשוב להפנים שכל אחד מתנהל אחרת עם זמנים ומה שדחוף לך לא בהכרח יהיה דחוף לספק ומכאן שוב אין מנוס מלחזור לתקשורת עליה דיברתי בתחילת המאמר אשר עליה הכל מבוסס. ברגע שמראש יהיה מוגדר ה"דד ליין" לסיום העבודה ושניכם הסכמתם עליו במעמד חתימת ההסכם לא יישאר דבר אשר לוקה בערפל או שניתן יהיה לומר אחר כך שלא היה ברור.
זוכרים את המילה שליטה? אם כן, היא מתבקשת בעבודה מול ספקים כי אם מרגע שנחתם ההסכם נראה לכם שאפשר להרים רגליים ולהירגע? תחשבו שנית.
אם לא תהיו בשליטה מלאה על כל התהליך מהתחלה ועד הסוף שזה אומר עדכונים אחת לשבועיים לפחות (במידה ומדובר בפרויקט הגדול)כדי להיות מודעים כל הזמן היכן עומדים.
אחרת אל תתפלאו אם היכן שהזמנתם קרמיקה חומה תתגלה לפתע אדומה עם נקודות...
השליטה והמעורבות בתהליך מיועדת לכך שגם אם במקרה נעשתה טעות(שכן כולנו בני אדם...) ניתן יהיה לגלות אותה בזמן ולתקן.
רוצה שהספק שלך יהיה חדור מוטיבציה וירצה לעבוד איתך תמיד? הראה לו מלכתחילה את העתיד של דרככם המשותפת(אם ישנו כזה...) תן לו לרצות להיות איתך שותף לדרך וסכם איתו מראש גם על אחוז מסוים מעבודות אשר יגיעו מתיווך שלך כי עליו לתת בתמורה למה שיקבל זה תמיד גורם להרגשה טובה שלא חייבים לאף אחד.
בקיצור לא קשה לעבוד מול ספקים פשוט נדרשת טכנולוגיה מסוימת שכשהיא מיושמת הכל עובד חלק יותר מניסיוני האישי.
ברוב העסקים והמקצועות נדרשת לעיתים עבודה מול ספקים.
ספק טוב הוא המושיע הכי גדול שלנו ואילו ספק גרוע הוא סוג של אויב אשר גורם להמון כאבי ראש....
חשוב לזכור שאבן הבסיס לכל התנהלות בין אם עסקית ובין אם חברתית היא תקשורת. אבל הרבה לפי שבחרת את הספק הנכון והגעת איתו למצב של תקשורת כלשהיא חשוב שיהיה בידך הידע של איך לבחור את הספק.
ההבדל הקטן בין פראייר לבין אדם שעשה עסקה טובה נקרא ידע. ידע זה כוח ובמיוחד בעולם הביזנס. כדי להשיג עסקה במחיר טוב יש לערוך מחקר על המחירים בשוק.
ולא, הכוונה היא לא לערוך מחקר של שנה וחצי לפני שלוקחים מעצב גרפי, שיטה מדעית אומרת ששלושה הצעות מחיר משלושה ספקים שונים ייתנו בהחלט אינדיקציה לגבי המחירים בשוק ודרכי ההתנהלות בו. עליך להגדיר בפני עצמך קודם מה אתה רוצה וצריך בדיוק ומהו ההיצע הקיים, לבדוק מי נחשב למקצועי מאוד ולהחליט לפני הכל מהו התקציב שאתה מייעד לפרויקט.
יהיה זה לא חכם לקחת הצעות מספקים יקרים כאשר בידך תקציב בינוני כי דבר ראשון זה לא ילך ודבר שני תבזבז המון זמן ואנרגיה בכיוון הלא נכון.
עבודה עם ספק טוב ומקצועי מאפשרת ראש שקט וביטחון שהמוצר יגיע בזמן ויהיה טוב ואיכותי. בשביל השקט הזה מומלץ ואף חובה להכין שיעורי בית כי המהירות, ידוע שאינה מובילה לשום מקום..
מצאת את הספק המיוחל? מזל טוב!
ישנו פרמטר נוסף אשר הכרחי להתייחס אליו בכובד ראש וברצינות והוא נקרא הסכם ספק. אל תתפתה לצאת לדרך רגע לפני שחתמת על הסכם ספק גם אם הספק הוא חברך הטוב ביותר. הכל צריך להיות ברור מאוד ומוגדר מראש כי משפט חכם אני מכירה שאומר "מה שלא כתוב לא קיים" ובמיוחד בעסקים. אנחנו כבר מזמן לא בעידן של סגירת עסקאות בלחיצת יד וככל שהכל סגור מראש כך יש פחות דאגות כי מניסיוני ברגע שתצוץ בעיה קטנה רק החוק והדברים הכתובים הם אלו שיעזרו, ללחיצת היד כבר לא יהיה כל ערך.....
בהסכם הכתוב יש לפרט בדיוק מה יקבל הספק ומה הוא אמור לתת בתמורה ולא להשאיר דבר ליד הדמיון. ציפיות אשר אינן מתואמות מראש מביאות לאכזבה ובעיות לא נעימות.
בעולם העסקים הדינאמי, הלוחץ שבו גם 24 שעות לא מספיקות כדי להספיק את כל מה שרוצים חובה להגדיר מול ספק לוחות זמנים. הרבה פעמים עסקים הופכים להיות תוצאה של ספקים ועסקאות יכולות להתעכב הרבה זמן בגלל שלא קיבלת את הסחורה המבוקשת בזמן.
חשוב להפנים שכל אחד מתנהל אחרת עם זמנים ומה שדחוף לך לא בהכרח יהיה דחוף לספק ומכאן שוב אין מנוס מלחזור לתקשורת עליה דיברתי בתחילת המאמר אשר עליה הכל מבוסס. ברגע שמראש יהיה מוגדר ה"דד ליין" לסיום העבודה ושניכם הסכמתם עליו במעמד חתימת ההסכם לא יישאר דבר אשר לוקה בערפל או שניתן יהיה לומר אחר כך שלא היה ברור.
זוכרים את המילה שליטה? אם כן, היא מתבקשת בעבודה מול ספקים כי אם מרגע שנחתם ההסכם נראה לכם שאפשר להרים רגליים ולהירגע? תחשבו שנית.
אם לא תהיו בשליטה מלאה על כל התהליך מהתחלה ועד הסוף שזה אומר עדכונים אחת לשבועיים לפחות (במידה ומדובר בפרויקט הגדול)כדי להיות מודעים כל הזמן היכן עומדים.
אחרת אל תתפלאו אם היכן שהזמנתם קרמיקה חומה תתגלה לפתע אדומה עם נקודות...
השליטה והמעורבות בתהליך מיועדת לכך שגם אם במקרה נעשתה טעות(שכן כולנו בני אדם...) ניתן יהיה לגלות אותה בזמן ולתקן.
רוצה שהספק שלך יהיה חדור מוטיבציה וירצה לעבוד איתך תמיד? הראה לו מלכתחילה את העתיד של דרככם המשותפת(אם ישנו כזה...) תן לו לרצות להיות איתך שותף לדרך וסכם איתו מראש גם על אחוז מסוים מעבודות אשר יגיעו מתיווך שלך כי עליו לתת בתמורה למה שיקבל זה תמיד גורם להרגשה טובה שלא חייבים לאף אחד.
בקיצור לא קשה לעבוד מול ספקים פשוט נדרשת טכנולוגיה מסוימת שכשהיא מיושמת הכל עובד חלק יותר מניסיוני האישי.
יעל לוטן
מנכל"ית חברת יחסי הציבור לוטן תדמיות בע"מ
מנכל"ית חברת יחסי הציבור לוטן תדמיות בע"מ
